Toplantı, Akademi Başkanı Feike Grit tarafından yapılan konuşma ile açıldı. Grit, Akademinin İstanbul'daki ilk açılışından itibaren yapılan çalışmalar ve bu yönde çalışanlar hakkında bilgi veren bir konuşma yaptı. Akademi’nin ilk dört Mütevelli’sinin Şubat 2009'da seçildiğini, Mart 2009'da Akademi’nin İngiltere’de bir kurum olarak kayıt işlemlerinin tamamlandığını ve nihayet Mayıs 2009'da Lozan'da, ilk Akademi sempozyumunun gerçekleştiğini açılayan Grit, artık Akademi'nin tüm açılardan yapılandırıldığını ifade etti. Akademi Burs programının önümüzdeki yıl Prag'da resmen uygulamaya geçeceğini bildiren Grit, söz konusu burs programının, mesleğin Avrupa'da gelişimi açısından önemli bir rol oynayacağını açıkladı. Grit, Avrupa Diploması'nın Akademi'ye geçişi üzerinde çalışıldığını söyledi. Buna göre Avrupa Akademisi, Avrupa Diplomasını kontrol edecek, akreditasyonu ise ECOO yapacaktı.

Akabinde Akademi Kurum Genel Sekreteri Sn. Bryony Pawinska’nın raporuna geçildi. Bayan Pawinska, Sayman Nick Parker’in ne yazık ki mazeretlerini bildirmek zorunda kaldığını, şimdilik raporunu kendisi veremeyeceğini açıkladı. Bayan Pawinska, Akademi’nin şu anki mevcut durumunda herhangi bir bilançonun sunulmasının zaten büyük bir enformasyon sağlamayacağını zira Akademi’nin şu anda henüz tamamen vakıf finansmanı ve yardımlarla ayakta olduğunu bildirdi ve ECOO üyelerinin destekleri için teşekkürlerini iletti. Pawinska, üyelere yıllık hesapları web sitesinden izleyebileceklerini hatırlattı ve hesapların hedeflerle örtüştüğünü de görebileceklerini ekledi. Bayan Pawinska, College of Optometrists'in kuruluş için vermiş olduğu, geri ödenmek üzere alınan 100 bin Euro’luk faizsiz kredinin, henüz kesin olmamakla birlikte belki bir bağışa dönüşmesinin söz konusu olabileceğini, bununla ilgili çalışmaların sürdüğünü açıkladı. Bayan Pawinska, Akademinin, ilk yıl içinde zarar ettiğini, fakat bunun endişelenecek bir konu olmadığını, hatta ilk yıl zarar edilmemesi durumunda Vakıflar Kurumunun kendilerine dönerek "siz niçin kar ediyorsunuz bakalım" şeklinde sorular sormasının söz konusu olabileceğini sözlerine ekledi. Bayan Pawinska, finansal gelirin, sadece üyeliklerin artmasıyla mümkün olabileceğini, ancak bu şekilde kalıcılığı garantileyebileceğimizi bildirdi.

Stratejik hedeflerinin toplum menfaatini korumak, optometri ve optik mesleklerinin gelişimini sağlamak olduğunu açıklayan Bayan Pawinska, buna göre oluşturulan iş planında, Akademinin çalışmasını sisteme oturtmak, finansal bağımsızlığını elde etmek, üyeler için avantajlar oluşturmak, akademinin tanıtımını yapmak maddelerinin yer aldığını açıkladı. Bayan Pawinska, bu stratejik hedefler arasında şu ana kadar elde ettiklerinin de bulunduğunu bildirdi. Buna göre ilk mütevelliler ECOO tarafından seçilmiş ve akademinin yasal kayıtları yapılmıştı. Şu anda komiteler oluşturulmaktaydı. Denetim komitesinin oluşturulması için hazırlıklar yapılmaktaydı. Pawinska, içinde bulunulan noktada pragmatik olunması ve nelerin öncelikli olduğunun kararlaştırılması gerektiğini açıkladı. Bryony Pawinska, şöyle dedi: “ECOO üyeleri biliyor ki ECOO eğitim komitesi fesholdu ve Akademi'ye geçti. Beş ECOO eğitim komitesi üyesinin, akademiye geçmesi kabul edildi. Diğer 5 üye ise Akademi üyesi olan okullar tarafından aday gösterilecektir. Denetim komitesi, iç denetimle ilgilenecektir. Bir Saymanımız, bir Sekreter ve iki Akademi üyesi olacaktır. Komite üyeleri aynı zamanda dolaşarak sorular soracaklar, üyelerin memnuniyetini garantileyecekler. Araştırma komitesi konusunda ise henüz bir çalışma yapılmadı çünkü daha sempozyumlara gelen sunumlarla kendiliğinden bir ana komite yapısı oluşmasını bekliyoruz.”

Avrupa Akademisi Kurum Genel Sekreteri Bayan Bryony Pawinska, üyelere Akademi'den tüm Avrupa'daki irtibat detaylarını alabileceklerini hatırlattı. Pawinska, üyelikle ilgili diğer tüm işlemlerin de tamamlandığını, 2009 sonuna doğru 100 üye beklediklerini, buna rağmen 172 bireysel üye ve 52 kurumsal üye kazanıldığını, bu durumun da kendilerine Akademinin işlevi konusunda güven kazandırdığını açıkladı. Akademi'nin ilk sempozyumunun Mayıs 2009’da Lozan'da gerçekleştirildiğini açıklayan Pawinska, Akademi web sitesi ile ilgili çalışmaların da neredeyse tamamlandığını bildirdi. Akademi Kurum Genel Sekreteri Bryony Pawinska, üyelik aidatına dahil olan hizmetlerin mevcut olduğunu, bunların arasında bültenlerin, güncellemelerin, özel ilgi gruplarının ihtiyaçlarına karşılık verilmesinin, logonun kullanılmasının, web sitesinin özel kısmına erişim gibi hizmetlerin yer aldığını ifade etti. Bayan Pawinska, dolayısıyla 2010 iş planının içinde öne çıkan hedeflerin üyelik çalışmalarının arttırılması, iletişimin artması ve şeffaflığın garantilenmesi olduğunu açıkladı.

Toplantının son maddesi olarak bağımsız sınayıcıların tayin edilmesiyle ilgili karar verildi. Mütevellilerin seçim sonuçları açıklandı. Frank Buijs, Rosella Fonte, Roger Anderson ve Christian Stebler mütevelli seçildiler.

Toplantı, Başkan’ın kapanış anonsu ve teşekkürleri ile son buldu.